ipf automatisiert die Rechnungsverarbeitung

Im Frühjahr 2017 begann die ipf das Thema automatisierte Rechnungsverarbeitung zu evaluieren. Bis zu diesem Zeitpunkt wurden alle Rechnungen manuell bearbeitet (eingehende Rechnungen wurden gestempelt, an die Fachabteilungen zur Prüfung verteilt, durch verschiedene Personen freigegeben und manuell gebucht).

 

Aufgrund des Wachstums des Unternehmens und der dezentralen Verteilung wurden die Rechnungen zwischen den Standorten und den verschiedenen zuständigen Mitarbeitern hin- und her-gemailt. Die Durchlaufzeiten waren sehr lang. Durch die Einführung einer automatisierten Lösung wollten wir den Papierversand abschaffen und größere Transparenz über den Prozess gewinnen, z.B. bei welchem Mitarbeiter sich die Rechnung gerade befindet. Die Umlaufzeiten sollten deutlich gesenkt werden. Darüber hinaus sollte das stetige Wachstum des Unternehmens ohne zusätzliches Personal und effektiv bewältigt werden.


Nun, ein Jahr später, haben wir unseren Rechnungseingang digitalisiert. Rechnungen gelangen auf den verschiedensten Wegen ins Unternehmen (Mail, EDI, Fax, Post …) und werden zunächst in einer Software zusammengeführt. Anschließend werden die Rechnungen mittels OCR ausgelesen und völlig automatisiert den im ERP-System vorhandenen Bestellungen zugeordnet. Die Software prüft nun die Bestellmengen und den vereinbarten Preis. Bei exakter Übereinstimmung bucht das System selbstständig einen Rechnungseingang. Abweichend dazu werden Kostenrechnungen über einen Genehmigungsworkflow an den entsprechenden Prüfer weitergeleitet.


Unser Fazit:

  • Die Durchlaufzeiten und der Aufwand für die Rechnungseingangs-bearbeitung wurden durch den elektronischen Workflow erheblich beschleunigt.
  • Die Bearbeitung der fachlichen und rechnerischen Prüfung erfolgt elektronisch und nachvollziehbar.
  • Der Status und die Kontrolle der Rechnungsbearbeitung sind mit dem elektronischen Rechnungsbuch jederzeit in Echtzeit gegeben.
  • Die elektronische Rechnungsbearbeitung ist revisionssicher und prüft auf die Einhaltung der gesetzlichen Regeln nach § 14 USTG.